С Вами Рассылка делового человека и Алексей Дудин — ее автор и ведущий.
Сегодняшняя тема – работа с «дебиторкой».
«Дебиторка» растёт. Что делать?
Все больше и все чаще от своих друзей, знакомых и клиентов я слышу о том, что в их компаниях растет «дебиторка». Контрагенты начинают «тянуть резину» с платежами. Одни не платят из-за возникших финансовых трудностей, другие откровенно решают просто подольше использовать чужие деньги. Если компания-кредитор не начнет оперативно наводить порядок в работе с «дебиторкой», то начавший формироваться «снежный ком» просрочек платежа может запросто превратиться в настоящую «долговую лавину».
Именно поэтому, если в вашей компании начала стремительно расти «дебиторка», то вам необходимо не просто с сожалением констатировать рост неплатежей, а как можно скорей начать предпринимать разумные управленческие и юридические меры.
Во-первых, необходимо понять сложившуюся ситуацию во всех ее аспектах и нюансах. Как можно скорее найдите для себя ответы на следующие вопросы:
- Каков был обычный размер плановой и просроченной задолженности со стороны контрагентов вашей компании до возникновения текущего кризиса неплатежей?
- Какие именно контрагенты перестали платить вашей компании вовремя?
- По каким основным причинам вашей компании не платят сейчас деньги? На какие причины ссылаются контрагенты?
- Проверяли ли вы своих нынешних должников на предмет благонадежности до заключения с ними сделок?
- Насколько длительными были отношения с контрагентами-должниками, перед тем как с ними возникли проблемы, и каким было взаимодействие (успешным и выгодным или проблемным)?
- Какова реальная ценность для вашей компании имеющихся контрагентов-должников?
- Насколько большие у вашей компании кассовые разрывы (разница между договорными сроками поступления денежных средств от дебиторов в адрес вашей компании и сроками, в которые вы должны производить платежи в адрес кредиторов)?
- Насколько большим является запас финансовой прочности вашей компании при сохранении такой же динамики роста «дебиторки»?
- При каком размере просроченной дебиторской задолженности ваша компания перейдет «точку невозврата» и неминуемо погибнет?
Во-вторых, ранжировать всех имеющихся должников на несколько групп по времени просрочки и сумме задолженности.
Например, можно сделать так:
- плановая задолженность (срок платежа еще не наступил),
- просроченная задолженность от 1 до 30 дней,
- просроченная задолженность от 31 до 45 дней,
- просроченная задолженность более чем 46 дней.
Продолжительность временных интервалов и количество сформированных групп должников будет зависеть от того в какой сфере бизнеса работает ваша компания. Для одних направлений деятельности просрочка в 30 дней может быть средней (обычной), для других же эта просрочка будет являться катастрофически большой.
Следующим шагом будет ранжирование должников внутри каждой группы по сумме задолженности – сначала крупные дебиторы, затем неплательщики со средней задолженностью, и наконец, мелкие должники.
Лучше всего сделать описанные выше моменты в табличной форме.
| Длительность просрочки платежа | Должники |
|---|
Плановая задолженность
(дата платежа не наступила) |
ООО «1», сумма долга ___ рублей, дата платежа наступит ________ г.
ООО «2» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступит ________ г. |
Просроченная задолженность
от 1 до 30 дней |
ООО «3» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г.
ООО «4» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. |
Просроченная задолженность
от 31 до 45 дней |
ООО «5» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г.
ООО «6» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. |
Просроченная задолженность
более чем 46 дней |
ООО «7» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г.
ООО «8» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. |
В-третьих, составить общий план работы с должниками из каждой группы.
В вашем «арсенале кредитора» могут быть различные меры, такие как:
- Телефонные переговоры;
- Личные встречи;
- E-mail сообщения;
- Официальные письма и претензии;
- Судебные процедуры;
- и т.п.
Каждое мероприятие из «арсенала кредитора» требует различных временных и финансовых ресурсов. В связи с этим необходимо подбирать мероприятия сообразно сумме долга. Вероятно, будет совершенно бессмысленным планировать проведение серии личных встреч для решения вопроса о погашении небольших долгов (по сумме и длительности просрочки). Особенно, когда должник территориально удален (например, находится в другом городе). Аналогичным образом, сложную долговую ситуацию вряд ли можно «разрулить» парой телефонных звонков или e-mail сообщений.
Лучше всего сделать описанные выше моменты в табличной форме.
Например, это может выглядеть так:
|
Длительность просрочки платежа
|
Необходимые действия |
Плановая задолженность
(дата платежа не наступила)
|
- Напоминающий о дате платежа звонок в бухгалтерию контрагента или напоминающее письмо по электронной почте/факту
|
Просроченная задолженность
от 1 до 30 дней
|
- Телефонный звонок с целью выяснить ситуацию и напомнить о долге
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ)
- Вежливое письмо с просьбой погасить долг направленное заказной почте или с нарочным (с получением подписи адресата в подтверждение факта получения письма)
|
Просроченная задолженность
от 31 до 45 дней
|
- Телефонные звонки не реже чем 1 раз в неделю с целью выяснить текущее положение дел и напомнить о долге
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ)
- Проведение личной встречи с руководством контрагента-должника (при условии, что сумма долга более ____ рублей)
- Письменная официальная претензия, направленная заказной корреспонденцией или с нарочным (с получением подписи адресата в подтверждение факта получения претензии)
|
Просроченная задолженность
более чем 46 дней
|
- Телефонные звонки не реже чем 1 раз в неделю с целью выяснить текущее положение дел и напомнить о долге
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ)
- Проведение личной встречи с руководством контрагента-должника (при условии, что сумма долга более ____ рублей)
- Подготовка и направление в арбитражный суд искового заявления о взыскании задолженности
|
Приведенный пример не догма, а лишь один из возможных вариантов.
Чтобы не было недоразумений между сотрудниками, имеет смысл напротив каждого действия указать, кто является ответственным за его осуществление. А кроме того целесообразно определить какое-либо лицо в компании, которое в целом будет отвечать за проведение работы по взысканию «дебиторки».
В-четвертых, проверить были ли надлежащим образом документально оформлены отношения с каждым из должников, и велись ли с ними какая-либо переговоры и переписка по вопросу погашения долга.
В первую очередь важно выяснить имеется ли оригинал договора и документов, подтверждающих факт надлежащего исполнения договора со стороны вашей компании, а во-вторых, подписаны ли данные документы должным образом. Также необходимо уточнить предъявлялись ли контрагенту письменные требования о погашении задолженности и если предъявлялись, то какова была реакция контрагента.
Все указанные моменты следует отразить в качестве примечания в таблице, оформленной ранее.
Также составленный общий план работы с должниками необходимо дополнить информацией о специфике каждого из контрагентов, с учетом длительности предшествующего сотрудничества, кредитной истории, известных вам личностных особенностей руководителей и учредителей компании-контрагента, и т.п.
|
Длительность просрочки платежа |
Необходимые действия
|
Должники и особенности их долговой ситуации
|
Плановая задолженность
(дата платежа не наступила)
|
- Напоминающий о дате платежа звонок в бухгалтерию контрагента или напоминающее письмо по электронной почте/факту. Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
|
- ООО «1», сумма долга ___ рублей, дата платежа наступит ________ г. Сотрудничество с ООО «1» ведется с марта 2014 года. Просрочек платежа со стороны ООО «1» ранее не имелось. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Все документы подписаны надлежащим образом.
- ООО «2» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступит ________ г. Сотрудничество с ООО «2» ведется с июля 2015 года. Дважды были незначительные просрочки (не более 5 дней) в сентябре и декабре 2015 года. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Все документы подписаны надлежащим образом.
|
Просроченная задолженность
от 1 до 30 дней
|
- Телефонный звонок с целью выяснить ситуацию и напомнить о долге. Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Вежливое письмо с просьбой погасить долг направленное заказной почте или с нарочным (с получением подписи адресата в подтверждение факта получения письма). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
|
- ООО «3», сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество с ООО «3» ведется с января 2011 года. Просрочка платежа со стороны ООО «3» ранее была только один раз в мае 2014 года продолжительностью в 23 дня. Имеются неофициальные сведения о дружеских или родственных отношениях учредителя компании с депутатом энской городской думы Петровым Петром Петровичем. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Все документы подписаны надлежащим образом. Велись телефонные переговоры и общение по e-mail. Руководитель ООО «3» по отзывам сотрудников ООО «3» крайне болезненно и агрессивно реагирует на письменные официальные претензии (вплоть до полного прекращения имеющегося сотрудничества), в связи с этим официальных письменных требований о погашении задолженности не предъявлялось.
- ООО «4» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество только начато, просрочка платежа возникла по первой сделке. Перед заключением сделки контрагента никто не проверял. Сотрудники ООО «4» просрочку платежа никак не объясняют, обещают, что скоро деньги перечислят, и долговой вопрос будет закрыт. Договор отсутствует, имеется только оригинал письма ООО «4» с просьбой поставить товар и обещанием произвести оплату в 15-ти дневный срок с момента получения товара. Также имеются оригиналы документов о поставке товара и его приемке. Все имеющиеся документы подписаны надлежащим образом. Велись телефонные переговоры и общение по e-mail, также была проведена одна личная встреча с финансовым директором компании. Официальных письменных требований о погашении задолженности не предъявлялось.
|
Просроченная задолженность
от 31 до 45 дней
|
- Телефонные звонки не реже чем 1 раз в неделю с целью выяснить текущее положение дел и напомнить о долге. Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Проведение личной встречи с руководством контрагента-должника (при условии, что сумма долга более ____ рублей). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Письменная официальная претензия, направленная заказной корреспонденцией или с нарочным (с получением подписи адресата в подтверждение факта получения претензии). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
|
- ООО «5», сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество ранее не велось, просрочка платежа возникла по первой сделке. Перед заключением сделки контрагента никто не проверял. В сети Интернет найдена информация, что руководителя ООО «5» обвиняют в нескольких эпизода мошенничества. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Однако подписи в документах содержат расшифровку Ф.И.О., которые не совпадают с Ф.И.О. лиц, которые указаны в качестве подписантов договора и лица, на которого выдана доверенность на получение товара. На 20-й день просрочки было направлено письмо заказной корреспонденцией с просьбой оплатить задолженность. Ответа не последовало. До этого велись переговоры по телефоны. После 15-го дня просрочки перестали отвечать на телефонные звонки.
- ООО «6» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество с ООО «5» ведется с января 2009 года. Контрагент постоянно допускает просрочку платежа от 15 до 40 дней. Каждый раз после возникновения просрочки платежа присылают гарантийное письмо с указанием сроков оплаты. В этот раз не прислали. По информации, устно сообщавшейся сотрудниками ООО «5» учредитель их компании Иванов Иван Иванович является вице президентом федерации бокса города Энск и имеет множество дружеских контактов с представителями власти и правоохранительных органов. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Все документы подписаны надлежащим образом. Велись телефонные переговоры и общение по e-mail. Официальных письменных требований о погашении задолженности не предъявлялось.
|
Просроченная задолженность
более чем 46 дней
|
- Телефонные звонки не реже чем 1 раз в неделю с целью выяснить текущее положение дел и напомнить о долге. Ответственный - ____________.
- Проверить в сети Интернет наличие/отсутствие информации о вовлеченности контрагента- должника в арбитражные судебные процессы (на сайте арбитражных судов); о возбуждении в отношении контрагента-должника исполнительных производств, по которым контрагент-должник является должником перед другими кредиторами (на сайте регионального управления ФССП РФ), о процедуре ликвидации (на сайте ФНС РФ). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Проведение личной встречи с руководством контрагента-должника (при условии, что сумма долга более ____ рублей). Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
- Подготовка и направление в арбитражный суд искового заявления о взыскании задолженности. Ответственный - ____________. Срок/периодичность выполнения действия - ____________.
|
- ООО «7», сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество с ООО «8» ведется с августа 2014 года. Просрочек платежа со стороны ООО «8» ранее не имелось. Нынешнюю просрочку объясняют тем, что они просрочили выплату по кредиту банку, в связи с чем все имеющиеся оборотные денежные средства направлены банку. В ближайшее время рассчитывают оформить в другом банке еще один кредит и за счет него произвести погашение долга. Оригинал договора имеется, подписан надлежащим образом. Отсутствует оригинал спецификации по которой производилась поставка. Имеется только ксерокопия. Выяснить где находится подлинник и в какой момент он пропал не удалось. В товарной накладной лицо, принимавшее товар указало свою должность, Ф.И.О., номер и дату доверенности, но не поставило подпись. Оригинал доверенности лица, получившего товар имеется, приложена к товарной накладной. Велись телефонные переговоры и общение по e-mail. На 35-й день просрочки была направлена официальная письменная претензия. Письменного ответа не последовало. В ходе телефонного общения главный бухгалтер ООО «7» пообещал в скором времени погасить задолженность.
- ООО «8» сумма долга ___ рублей, дата платежа наступила ________ г. Сотрудничество с ООО «8» ведется с сентября 2012 года. Просрочек платежа со стороны ООО «8» ранее не имелось. Ссылаются на то, что их дебиторы им не заплатили вовремя и поэтому они в свою очередь не могут рассчитаться по своим обязательствам. Оригиналы договора и документов об исполнении договора имеются. Все документы подписаны надлежащим образом. Велись телефонные переговоры и общение по e-mail. Также были проведены две личные встречи, первая с руководителем компании, вторая с коммерческим директором. На 23-й день просрочки было направлено вежливое письменное требование с просьбой погасить задолженность. Письменного ответа не последовало. В ходе телефонного общения коммерческий директор ООО «8» пообещал в скором времени погасить задолженность.
|
В-пятых, начать планомерную работу по взысканию задолженности. При этом важно фиксировать историю взаимодействия с контрагентом-должником по вопросу погашения задолженности. Это необходимо, чтобы можно было проанализировать результативность и эффективность предпринятых действий, внести при необходимости соответствующие коррективы, а также в целом оценить динамику работы с должниками. Для этого удобно дополнить приведенную выше таблицу-пример еще одним столбцом «История взаимодействия с должником (результаты предпринятых действий). В итоге таблица работы с «дебиторкой» будет иметь нижеприведенный вид.
|
Длительность просрочки платежа
|
Необходимые действия
|
Должники и особенности их долговой ситуации
|
История взаимодействия с должником (результаты предпринятых действий)
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
Кроме всего описанного, было бы неплохо создать в компании комплексную и полноценную систему работы с «дебиторкой», которая будет учитывать не только вопросы работы с уже возникшей задолженностью, но и помогать предотвращать образование сомнительных и безнадежных (с точки зрения взыскания) долгов. Речь идет о:
- оценке приемлемого размера дебиторской задолженности (как плановой, так и просроченной)
- создании в компании механизма проверки контрагента перед заключением сделки;
- создании системы оценки кредитных рисков работы с контрагентами (на основе информации, полученной в ходе проверки контрагентов);
- системе оценки возможных условий работы с контрагентами (исходя из результатов оценки кредитных рисков);
- использовании способов обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т.п.),
- разработке унифицированных форм договоров,
- распределении исполнительских и контрольных функций между сотрудниками и руководителями компании по заключению и исполнению договоров, а также по взысканию «дебиторки»;
- формировании платежного календаря с датами, в которые ожидается поступление денежных средств в адрес вашей компании, и в которые ваша компания должна осуществить платежи своим контрагентам,
- системе оценки и списания безнадежной задолженности;
- и т.п.
P.S.
Если вы хотите навести порядок в работе с «дебиторкой» в вашей компании, то я могу вам в этом помочь. Свяжитесь со мной и мы обсудим условия сотрудничества.
Кроме того обязательно посмотрите видео и почитайте мои статьи на данную тему.
***
Успехов!
***
С уважением,
Дудин Алексей
юрист и бизнес-консультант
www.adudin.ru
Связаться