Система работы с дебиторской задолженностью

Автор: Дудин Алексей

Юрист, бизнес-консультант

Персональный сайт: www.adudin.ru

Статья опубликована:

• в журнале «Управление сбытом», 2009, № 3, стр. 34-36
• в Выпуске № 84 от 05.03.2009 г. Интернет-рассылки Михаила Рыбакова «Советы бизнес-консультанта»

Многие компании сегодня занимаются созданием и внедрением систем менеджмента качества, экологии, промышленной безопасности (основанные на требованиях стандартов серии ISO и ряда других стандартов), тратя на это порой колоссальные денежные, временные и иные ресурсы. Не менее скрупулёзно организации разрабатывают маркетинговые планы по освоению другого региона, открытию новой линейки продукции, увеличению занимаемой доли рынка. Однако мало кто с такой же скрупулёзностью подходит к работе с клиентами и управлению дебиторской задолженностью, и зря, ведь от того насколько рационально мы даём отсрочку платежа, и насколько своевременно платят наши клиенты, зависит финансовая стабильность бизнеса. И часто складывается такая ситуация: нужный сегмент рынка освоили, в желанный регион вышли, удовлетворённость потребителей повысили, охрану здоровья работников и промышленную безопасность, усилили, воздействие на окружающую среду минимизировали и вот оно, казалось бы, счастье, да только денег не хватает. И не мудрено, ведь, клиенты расплачиваются за поставленную продукцию (работы, услуги) значительно позже оговорённых сроков, а некоторые не платят вообще. Из-за нехватки об оборотных средств, компании берут овердрафты и кредиты, однако, денег по прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались .

Что бы этого не происходило, необходимо создать систему работы с клиентами, предоставления им отсрочки платежа, контроля за соблюдением сроков оплаты, взыскания просроченной дебиторской задолженности.

Первое что необходимо сделать для грамотного управления дебиторской задолженностью — так это определить каков размер оборотных средств, которые можно направить на формирование дебиторской задолженности путём предоставления клиентам отсрочки платежа. При решении этого вопроса необходимо ориентироваться на размер денежных обязательств, которые компания должна всегда выполнять к определённому сроку (заработная плата сотрудников, уплата налогов, аренда офиса, расчёты с поставщиками и т.п.). Также необходимо ориентироваться на условия, в которых компания ведёт бизнес. Рынок с высокой конкуренций, где практически все работают на условиях отсрочки платежа — одна крайность, и рынок практически без конкуренции, где вы единственный поставщик или подрядчик — другая.

Затем, необходимо определить условия работы с клиентами. Условия работы с клиентами должны быть различными в зависимости от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты. Важно чётко определить, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т.п.) необходимо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать соответствующую сделку и т.п. Все разработанные условия целесообразно свести в таблицу, которая, например, может иметь такой вид:

Сумма сделки	Длительность отсрочки	Надбавка к цене товара (работы, услуги) за предоставление отсрочки платежа	Уровень риска просрочки оплаты (на основе анализа данных о клиенте)	Штрафные санкции за просрочку платежа	Способы обеспечения исполнения обязательств	Лицо, полномочное заключить сделку

Разработанные условия работы с клиентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей.

Разработав условия работы с клиентами, необходимо определить основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц ответственных за соответствующий этап.

Указанные данные также можно свести в таблицу, которая, например, может иметь следующий вид:

Номер этапа	1	2	3	4
Наименование этапа	Поиск потенциального клиента, достижение предварительной договорённости о сотрудничестве	Сбор информации о клиенте с целью оценки его статуса, экономического состояния и т.п. и анализ полученной информации	Определение на основе анализа информации о клиенте возможных условий работы с ним	Заключение сделки (согласование и подписание договора)
Ответственное (ые) лицо (лица)	Менеджер по продажам	Менеджер по продажам, Специалист по безопасности, Юрист	Лицо, полномочное заключать сделку, Менеджер по продажам, Специалист по безопасности, Юрист	Лицо, полномочное заключать сделку, Менеджер по продажам, Специалист по безопасности, Юрист, Бухгалтер

 

Номер этапа	5	6	7	8
Наименование этапа	Исполнение сделки (поставка продукции, выполнение работ, оказание услуг)	Документальное оформление исполнения сделки (оформление товарной накладной, счета-фактуры, акта выполненных работ и т.п.)	Контроль сроков оплаты по заключённой сделке	Направление письма (звонок) клиенту с напоминанием о необходимости оплаты
Ответственное (ые) лицо (лица)	Лицо ответственное за исполнение сделки (начальник склада, цеха и т.п.)	Бухгалтер, Лицо ответственное за исполнение сделки (начальник склада, цеха и т.п.)	Менеджер по продажам, Специалист по безопасности, Юрист, Бухгалтер	Менеджер по продажам

 

Номер этапа	9	10	11	12
Наименование этапа	Направление претензии	Подготовка искового заявления (а также ходатайства о наложении обеспечительных мер) и обращение в суд	Выявление возможности заключения мирового соглашения и заключение мирового соглашения при наличии таковой возможности	Представление интересов во время судебного процесса (включая в необходимых случаях обжалование решения суда)
Ответственное (ые) лицо (лица)	Юрист	Юрист	Юрист	Юрист

 

Номер этапа	13	14	15	16
Наименование этапа	Получение исполнительного листа на взыскание суммы долга после вступления в силу судебного решения	Направление письма (звонок) клиенту с предложением добровольно погасить сумму долга	Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов или в банк, обслуживающий должника	Списание безнадёжного долга
Ответственное (ые) лицо (лица)	Юрист	Юрист, Специалист по безопасности	Юрист, Специалист по безопасности	Руководитель организации, Бухгалтер, Юрист, Специалист по безопасности

Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у неё может не оказаться в штате того специалиста, которого я указал в графе «Ответственное (ые) лицо (лица)». В этом случае важно продумать, кто из сотрудников организации может выполнять соответствующие функции, либо как можно обеспечить выполнение функции сотрудника, которого нет в штате. на условиях аутсорсинга.

Конкретные действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия между сотрудниками важно прописать в соответствующих документах, таких как должностные инструкции, положение о работе с клиентами, регламент договорной работы и т.п. Определяя действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, необходимо одновременно с этим продумывать систему мотивации для соответствующего сотрудника, в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий.

Кроме прочего важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные таблицы excel, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями 1С, третьи access, четвёртые CRM программой. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Ну и в заключении важно отметить, что как и любую другую систему менеджмента, систему управления дебиторской задолженностью в целом и составляющие её элементы по отдельности необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать.