Клиент не заплатил, что делать?

Автор: Дудин Алексей
Юрист, бизнес-консультант
Персональный сайт: www.adudin.ru

Статья опубликована в журнале «Деловой Волгоград», 2018, № 10 (134), стр. 25

Ситуация. Товар отгружен с условием о последующей оплате или работы выполнены с отсрочкой платежа. Дата перечисления денег четко определена договором. Но платеж от клиента не поступил. И что с этим делать? «Заниматься взысканием», говорят предприниматели.

Чтобы действовать эффективно, компании важно определить стандартный порядок действий по взысканию задолженности. И начинаться он должен не с момента наступления часа «икс», а несколько раньше.

Жизнь показывает, что платежи в бизнесе часто задерживают не из-за какого-то злого умысла или финансовых затруднений клиента, а по причине элементарного разгильдяйства сотрудников контрагента. В одном случае кто-то забыл забюджетировать нужную сумму, в другом — написать «служебку» в финотдел, в третьем — передать счет в бухгалтерию и т. п. Поэтому работа по взысканию задолженности должна начинаться не после наступления часа «х», а накануне его. Звонки и письма с напоминанием о приближающейся дате платежа позволяют предотвратить массу проблем.

Если нарушение сроков платежа все-таки произошло, несмотря на напоминание, важно начинать действовать. В арсенале кредитора имеется достаточно большое количество возможных мер. В их числе:

• сообщение по e-mail,
• телефонный звонок,
• личная встреча,
• вежливое письмо, выражающее обеспокоенность сложившейся ситуацией,
• грозная претензия с перечислением всех неблагоприятных моментов, которые наступят для должника, если он не рассчитается в кратчайшие сроки,
• обращение в суд за взысканием задолженности,
• инициирование процедуры банкротства контрагента,
• и т. п.

Каждая из указанных мер требует разного количества сил и времени со стороны кредитора. Поэтому начинать нужно с чего-то простого и малозатратного. Смысла на второй день просрочки готовить и направлять иск в суд никакого. Подключать «тяжелую артиллерию» имеет смысл только в том случае, если простые шаги не помогли решить проблему. Для того чтобы действовать последовательно имеет смысл разработать регламент работы с «дебиторкой» в котором определить сроки совершения необходимых действий и ответственных за это сотрудников.

Например, при просрочке до 5 дней предусмотреть направление сотрудником отдела продаж по e-mail вежливого сообщения об отсутствии платежа и совершение звонка с целью уточнения ситуации.

При просрочке от 6 до 15 дней — направление руководителем отдела продаж по e-mail и заказной корреспонденцией вежливого письма с фиксацией факта задолженности, телефонный звонок, а затем личный визит к клиенту.

При просрочке от 16 до 30 дней — направление юристом компании по e-mail и заказной корреспонденцией претензии клиенту, плюс звонки сотрудником отдела продаж не реже чем каждый два дня.

При просрочке свыше 30 дней — инициирование судебного процесса по взысканию долга, и т. п.

Помимо обозначения по каждому из запланированных действий исполнителей также важно определить контролирующих лиц, кого-то из топ-менеджеров в чьих полномочиях будет возможность отсрочить или отменить выполнение действия, предусмотренного регламентом.

Корпоративный регламент взыскания задолженности призван повысить эффективность функционирования компании, а не добавить ей бюрократизма. Каким бы ни был продуманным документ о работе с «дебиторкой», он не сможет учесть всего многообразия возможных жизненных ситуаций. Поэтому у компании должна иметься возможность принимать решения с учетом специфики той или иной долговой ситуации. Например, если направление претензии или инициирование судебного процесса может привести к разрыву отношений с клиентом, которого компании глупо терять, то важно обеспечить индивидуальный подход к решению соответствующей финансовой проблемы, а не слепо выполнять действия, предписанные регламентом. Главное только, чтобы право отсрочить или отменить выполнение того или иного стандартного действия было закреплено за лицом, чей статус и положение обеспечивают реальную возможность оценить сложившуюся ситуацию комплексно, с учетом всех возможных выгод, перспектив и рисков и по итогам соответствующей оценки принять разумное управленческое решение.