Интервью опубликовано:

• под названием «Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают» в Волгоградском издании «Журнал Руководителя», № 07/161 сентябрь 2011 года, стр. 4-6

В целях завоевания новых рынков и клиентов, а также удержания существующих клиентов современным компаниям все чаще приходиться предоставлять контрагентам при заключении договоров отсрочку платежа. Чем больше компанией заключается подобных сделок, тем чаще возникают ситуации, когда клиенты нарушают согласованные сроки оплаты. И тем больше вопрос «дебиторки» начинает волновать руководителя. Для того, чтобы узнать о грамотном решении вопросов с дебиторской задолженностью в коммерческой организации «Журнал Руководителя» обратились к эксперту по данной теме — юристу и бизнес-консультанту Дудину Алексею — автору большого количества статей, дистанционного курса, практического семинара, посвященных работе с долгами, а также книги «Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают».

Журнал руководителя

—  Алексей, добрый день! С какими «долговыми» вопросами чаще всего к Вам обращаются?

Дудин Алексей

—  Здравствуйте! Компании, которые обращаются ко мне за помощью, обычно задают вопросы об имеющихся у них долгах, о перспективе их взыскания и предполагаемой длительности и затем просят оказать помощь по взысканию соответствующего долга. К сожалению, значительно меньшее число компаний, интересует вопрос о том, как предотвратить образование сомнительных и безнадежных долгов. Говорю «к сожалению», поскольку решение именно этих вопросов позволяет существенно снизить размеры просроченной дебиторской задолженности и избежать траты сил, времени и денег, которые обычно на взыскание долгов по сделкам, от заключения которых лучше было отказаться.

Журнал руководителя

—  Расскажите, пожалуйста, о том, какие меры могут помочь предотвратить образование долгов.

Дудин Алексей

—  Очень многие проблемы взыскания дебиторской задолженности связаны с тем, что предоставление отсрочки платежа происходит в компании без проверки контрагента на благонадежность. Также достаточно часто на практике возникают проблемы по взысканию долгов, связанные с дефектами документов. Так, например, в одном случае выполнили работы не заключив перед этим договор, в другом — поставили продукцию и не проверили факт наличия у получателя груза доверенности на ее получение, в третьем договор заключили, но при этом не соблюли требования, предъявляемые к нему законодательством, в четвертом что-то еще. В связи с этим для предотвращения образования сомнительных и безнадежных долгов важно четко отрегулировать в компании все процессы, связанные проверкой контрагента; подбором условий, на которых может быть предоставлена отсрочка платежа; заключением договора, а также контролем и документальным оформлением хода его исполнения. Точно также как многие компании «прописывают» процессы продаж, сценарии «холодных звонков» и т.п., необходимо определить алгоритм работы с клиентом при предоставлении отсрочки платежа. Каждый сотрудник компании, причастный к этой работе должен знать какие документы запросить от клиента, кто вправе принять решение об отсрочке платежа, какие обеспечительные механизмы можно использовать, кто оформляет и контролирует документооборот по сделке и т.п. Также полезно определить политику, т.е. ключевые принципы работы с дебиторской задолженностью. Конечно приведенные меры, не дадут 100 % гарантии, что долгов у компании не будет, однако помогут существенно сократить риск образования сомнительных и безнадежных долгов, а также уменьшить общие размеры «дебиторки».

Журнал руководителя

—  Организация всех этих мероприятий, по всей видимости, возможна только в крупной компании, где есть необходимые специалисты. Например, специалисты по безопасности, осуществляющие проверку контрагентов до заключения сделки. А как быть мелким и средним компаниям?

Дудин Алексей

—  Мнение о том, что создать систему работы с «дебиторкой» можно только в крупной компании ошибочно. Моя практика, а также опыт моих коллег, говорит о том, что достаточно эффективно можно отрегулировать все вопросы по предотвращению и взысканию долгов можно и в компаниях, относящихся к малому и среднему бизнесу. Важно лишь « с головой» подойти к этому вопросу. Если в большой компании в работу по предотвращению и последующему взысканию долгов вовлечено, скажем 10 специалистов, то в вашей компании с учетом ее размеров и особенностей этим может заниматься 2 человека, между которыми распределен и описан необходимый функционал. В некоторых случаях (для небольших компаний) описание процесса работы может быть сделано в виде таблицы или схемы с пояснениями на 1-2 листах и являться приложением к приказу об утверждении порядка работы с контрагентами на условиях отсрочки платежа. А необходимые формы документов (договоров, протоколов разногласий, напоминающих писем, претензий и т.п.) и руководство по их заполнению вы заказываете у профессионального юриста. В итоге мы получаем четко вытроенную систему работы с необходимыми документами, где все основные действия выполняют 2 имеющихся сотрудника, а координацию и контроль осуществляет руководитель. Что касается проверки контрагента, то могу сообщить, что экспресс-проверка контрагента может быть произведена достаточно быстро. Для этого нужно лишь 10-15 минут времени и доступ в Интернет. В настоящее время в сети Интернет есть достаточно большое количество открытых и общедоступных источников информации, которые позволяют проверить основные сведения о контрагенте. Так, например, зайдя на сайт Федеральной налоговой службы РФ по адресу http://egrul.nalog.ru/fns/index.php воспользовавшись формой поиска, можно проверить наличие интересующего нас юридического лица в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также его основных реквизитов (ОГРН, ИНН, дата регистрации и т.п.) На сайте Высшего Арбитражного Суда РФ по адресу http://ras.arbitr.ru/ можно воспользоваться формой поиска и проверить наличие у контрагента судебных дел и т.п. В итоге использования приведенных, а также ряда других общедоступных и бесплатных Интернет-ресурсов у нас имеется общая картина о контрагенте — зарегистрирован он или нет, находится в стадии банкротства или нет, есть ли у него судебные иски от других кредиторов по просроченным долгам и т.п. Помимо бесплатных ресурсов также можно пользоваться платными системами, которые специализируются на предоставлении информации о контрагентах. Например, система «СПАРК», система Национального Кредитного Бюро и др. Таким образом, отсутствие в компании штатного «безопасника» абсолютно не повод отказываться от проверки контрагента перед заключением сделки.

Журнал руководителя

—  А как быть в ситуациях, когда долг все же образовался?

Дудин Алексей

—  Для случаев, когда долг все же образовался в рамках выстраивания в компании системы работы с долгами также необходимо определять алгоритмы, сроки и ответственных лиц за совершение соответствующих действий. Это необходимо, что бы возникновение просроченной задолженности «не выбивало» фирму из колеи. Не заплатил контрагент? Все по плану, т.е. скажем, ежедневно ему звоним и напоминаем про долг. Прошло семь дней, а долг «висит» — пишем претензию, «состарился» долг до тридцати дней — обращаемся в суд и т.п. При этом все формы документов, т.н. «рыбки» должны иметься в наличии. В том случае, когда временных, человеческих и прочих ресурсов не хватает для самостоятельного решения вопросов взыскания, либо когда вопрос взыскания долга очень важен — стоит пригласить юриста. Однако, смею вас уверить, что при хорошо выстроенной системе и наличии форм документов, очень часто даже маленькие компании справляются со взысканием долгов самостоятельно. Именно поэтому я уверен, что лучше один раз «вложиться» временем, силами и деньгами в создание системы работы с «дебиторкой», нежели чем сэкономить и затем постоянно сталкиваться с долгами и нести регулярные расходы на юристов, коллекторов и других специалистов.

Журнал руководителя

—  Возможно, ли выстроить данную систему самостоятельно или лучше пригласить специалиста?

Дудин Алексей

—  Возможно, но, к сожалению, не всегда. Порой руководителю или собственнику компании, который решил навести порядок с «дебиторкой» может не хватить времени, сил, знаний с тем, чтобы разбираться со всем самостоятельно, а затем выстраивать соответствующую систему. В связи с этим зачастую бывает продуктивней пригласить специалиста для создания данной системы. Причем важно отметить, что данный специалист должен хорошо ориентироваться не только в правовых вопросах, но и вопросах менеджмента. Я уверен, что мне удается успешно решать вопросы предотвращения и взыскания долгов, а также построения в компании системы работы с «дебиторкой» именно благодаря обучению и профессиональной деятельности, как в сфере юриспруденции, так и в сфере процессного и проектного менеджмента.

Журнал руководителя

—  Что Вы могли бы порекомендовать тем, кто хочет построить в своей компании систему работы с «дебиторкой»?

Дудин Алексей

—  Конечно же, четко поставить цели, затем разработать программу мероприятий по их достижению самостоятельно, либо с привлечением специалиста и затем довести начатое дело до конца. Также рекомендую посетить мой сайт в сети Интернет — www.adudin.ru. На нем можно найти мои статьи по теме работы с дебиторской задолженностью, видеозапись телевизионной передачи для Волгоградского делового телевидения по данной теме. Также каждый посетитель моего сайта может подписаться на бесплатный дистанционный курс «Как управлять «дебиторкой» и эффективно работать с долгами». Помимо посещения сайта рекомендую приобрести мою книгу «Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают», которая вышла в этом году в Издательстве «Питер».

Журнал руководителя

—  Расскажите о книге и том, как она появилась поподробней.

Дудин Алексей

—  В ходе проведения семинаров по работе с «дебиторкой» и долгами я не раз слышал от участников высказывания о том, что им хотелось бы приобрести книгу, в которой четко и последовательно был бы описан порядок работы по предотвращению образования долгов и взысканию имеющейся задолженности на основе российского, а не зарубежного опыта. Исходя из того, что подобные высказывания мне доводилось слышать неоднократно, можно было предположить, что изданий по данной теме, которые были бы интересны читателю не так много, либо они вообще отсутствуют. Одновременно с этим я видел, насколько интересен материал моих семинаров и статей, основанный именно на практическом опыте взыскания долгов для владельцев, руководителей и ключевых специалистов различных компаний. Именно поэтому я начал работать над книгой. В итоге в моей книге «Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают» (Санкт-Петербург, Издательство «Питер», 192 стр., 2012 год, ISBN 978-5-459-01023-7) нашел отражение мой восьмилетний опыт взыскания долгов и предотвращения их образования, а также известные мне наработки моих коллег по данным вопросам. В книге последовательно и четко описаны все моменты работы с «дебиторкой» и долгами от проверки контрагента простыми и общедоступными средствами до стратегий общения с должником и пошагового описания процесса взыскания долгов. Книга, по сути, является практическим руководством для руководителя и собственника по созданию в компании системы работы с «дебиторкой» и долгами. В книге есть большое количество образцов документов (писем, запросов, претензий и др.), есть ссылки на ресурсы Интернета, которые помогают в работе, в том числе для проверки контрагентов на благонадежность. Также в книге имеются практические задания, выполнение которых по мере чтения книги позволит проработать все необходимые вопросы. Описание книги, вместе с информацией о том, где ее можно приобрести размещено на моем сайте www.adudin.ru/debitorskaya_zadolzhennost

Журнал руководителя

—  Скажите, а есть ли отзывы о книге?

Дудин Алексей

—  Да, отзывов достаточно много. Для того чтобы понять насколько книга будет интересна читателям, перед тем как опубликовать книгу я направил рукопись в адрес своих коллег, клиентов и партнеров. Многие их них является руководителями и владельцами различных компаний в нашем регионе, а также в Москве, Пятигорске, Вологде, Самаре, Барнауле и других городах. Часть из полученных мной отзывов вошли в книгу, часть размещены на моем сайте www.adudin.ru/debitorskaya_zadolzhennost. Помимо отзывов, многие из прочитавших рукопись делились комментариями и примерами из своей практики работы с «дебиторкой» и долгами. Все они вошли в книгу. В связи с этим, у читателя будет возможность кроме авторской точки зрения также узнать мнения представителей российского бизнеса из разных регионов о тех или иных вопросах работы с долгами. Это придает книге дополнительную ценность. И я очень благодарен моим коллегам, клиентам и партнерам, оказавшим помощь в работе над книгой».

Журнал руководителя

—  Чуть раньше Вы сказали, что книга, по сути, является практическим руководством для руководителя и собственника по созданию в компании системы работы с «дебиторкой» и долгами. В связи с этим возникает вопрос, стоит ли человеку, ее купившему посетить ваш семинар по данной теме или же книги будет достаточно?

Дудин Алексей

—  Я уверен, что семинар будет полезен как людям, не читавшим мою книгу, так и тем, кто ее прочтет. Книга дает читателю возможность пользоваться ей как практическим руководством, однако она не дает возможности «в живом» режиме задать мне интересующие вопросы и тут же получить ответы, а также более детально обсудить какие-то, интересующие читателя нюансы. Она содержит статичный материал, и поэтому не может учитывать постоянно добавляемые мной от раза к разу в программу семинара новые примеры, «фишки», полезные ссылки и т.п. Она не дает возможности пообщаться с коллегами и обменяться мнениями, опытом и контактной информацией с ними. Именно поэтому «живое» общение в ходе семинара со мной как ведущим семинара, а также другими участниками всегда будет приносить положительные результаты.

Журнал руководителя

—  Алексей, благодарим Вас за интересное интервью. Уверены, Ваши рекомендации окажутся интересными как для руководителей, так и владельцев компаний, желающих навести порядок в работе с дебиторской задолженностью.

Беседовала Юлия Русина