С Вами Рассылка делового человека и Алексей Дудин — ее автор и ведущий.

Сегодняшняя тема — вопросы тайм-менеджмента.

На что уходит наше время и где искать его резервы

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, на что реально уходит ваше время? Конечно, скажите вы — на работу, семью, общение с друзьями, походы по магазинам, дорогу, хобби и т. п.

Все верно, однако подобные ответы содержат слишком обобщенную информацию. Каждый наш день заполнен множеством дел, часть из которых совершенно напрасно отнимает у нас силы и время и лишает возможности посвятить его чему-то действительно важному. И в суете повседневных забот данный момент ускользает от нашего внимания.

Чтобы навести порядок в своей жизни и найти резервы времени на то, на что обычно не хватает времени, полезно использовать хронометраж. Его суть заключается в том, что вы с периодичностью 15-20 минут фиксируете все дела, которыми фактически занимаетесь в течение дня. И, кроме того, отмечаете время, которое на них уходит. При этом важно быть абсолютно честным с самим собой. Если скажем, вы заметили, что потратили 1,5 часа времени на разговоры «ни о чем» с коллегами, либо 2 часа бесцельно «блуждали» в Интернете, то фиксируете именно это обстоятельство и потраченное на эти занятия время. В противном случае вы будете заниматься самообманом.

Для ведения хронометража удобно использовать нижеприведенную таблицу, заполнять которую можно как в бумажном виде (распечатав ее на чистом листе бумаги), так и в электронном виде (если вы постоянно пользуетесь ноутбуком или компьютером). Начинать вносить записи в таблицу целесообразно с момента пробуждения и до момента отправки «на боковую».

 

Дело	Время начала	Время окончания	Примечание

 

Возможно, поначалу в течение дня вы будете забывать записывать все дела подряд. В этом нет ничего страшного, возобновляйте ведение записей, как только о них вспомните. В итоге, через 1-2 недели ведения хронометража вы будете иметь достаточно полную и объективную картину вашего дня.

Технику хронометража достаточно использовать два-три раза в год, чтобы получать объективную информацию о том, на что вы тратите свое время. Также можно вести хронометраж постоянно. Кому как нравится. Лично я пользуюсь первым вариантом. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас вариант.

Просматривая записи, полученные в ходе хронометража, большинство людей обнаруживает в своем расписании достаточно большое количество «поглотителей времени», т. е. бесцельных дел, которые расходуют ваше время впустую. Среди распространенных «поглотителей» времени:

• бесцельный Интернет-серфинг (просмотр различных сайтов, блогов и т.п.);
• постоянное «зависание» в социальных сетях, форумах, чатах и т.п.;
• длительные компьютерные игры;
• постоянное ведение диалогов в мессенджерах;
• разговоры с коллегами на нерабочие темы, отвлекающие от дела, которым вы занимаетесь;  
• плохо организованные совещания;  
• «зависание» в телефоне;
• общение с незапланированными визитёрами по несрочным и неважным делам;
• постоянная проверка электронной почты;
• время, проводимое в пути (в транспорте);
• и т. п.

По окончании рабочего дня к приведенному списку поглотителей времени очень часто добавляется ещё один — телевизор.

Кто-то может сказать, что компьютерная игра, разговор с коллегами или другое занятие из числа приведённых выше помогает отвлечься и отдохнуть после долгой и монотонной работы. Да верно, такое возможно. При том условии, что вы сознательно выделяете определённое время на «релакс» и выбираете себе занятие, которое позволяет максимально переключиться на иной вид деятельности по сравнению с тем, которым вы только что длительное время занимались. В таком случае это будет полезным делом — отдыхом, а не бесцельным пожирателем вашего драгоценного времени.

Если, ведя хоронометраж, вы обнаружили, что «поглотители» отнимают у вас значительное количество времени,  то предпримите необходимые шаги для того, чтобы начать использовать время, уходящее на них, более продуктивно. Пришла пора «перековать» поглотителей времени в полезные для вас резервы времени.

Для этого требуется не так уж много.

Во-первых, автоматизировать всё то, что может помочь вам сэкономить время. Так, например, если ваша работа связана с продажами, то для хранения и анализа информации о работе с клиентами удобно использовать CRM-программу. А, скажем, если ваша работа связана с постоянным подсчетом каких-либо сумм (например, вычленение суммы НДС из стоимости товара, подсчет неустойки, пересчет сумм из валютных единиц в рубли и т. п.), то гораздо продуктивней создать и сохранить таблицу в формате excel с необходимыми формулами, нежели чем каждый раз производить подсчет на калькуляторе.

Во-вторых, научится говорить «нет» всему, что вас отвлекает. Уменьшая количество времени, которое вы тратите на Интернет или телевизор вы можете получить существенный резерв времени, который сможете потратить на что-то более интересное и важное. Аналогичным образом, вы можете сэкономить нужное вам время, отказавшись от посещения какого-либо мероприятия, либо участия в бессмысленной дискуссии.

В-третьих, начать заполнять время, «съедавшееся» ранее «поглотителями», интересными и полезными для вас делами. Например, если вам не хватает времени для изучения иностранного языка, то гораздо продуктивней вместо трепа с коллегами или бесцельного Интернет-серфинга выучить несколько иностранных слов. Если вам не хватает времени на чтение, то, время, проводимое в пути (в транспорте) замечательно можно использовать для чтения интересующей вас книги (или прослушивания ее в аудиоформате).

Вы будете удивлены тому, насколько более интересной и содержательной станет ваша жизнь, а также тем, насколько возрастет ваша эффективность в работе и продвижение к намеченным целям.

 

P. S.

Согласно исследованиям Университета штата Мэриленд из США (приведенным в заметке Светланы Соустиной в Журнале «Psychologies» № 60 за апрель 2011 года на стр. 38) по результатам опроса 30 000 человек выяснилось, что 51% тех, кто недоволен своей жизнью располагает свободным временем. Среди счастливых людей таких только 19%. При этом, удивительным образом, недовольные гораздо  чаще жалуются на жизнь в режиме аврала. Вероятной причиной подобного положения дел является то, что их время «съедает» просмотр телевизора, т.к. по утверждениям исследователей, они тратят на него на 20% больше времени, чем довольные своей жизнью люди. Согласно утверждению соавтора исследования Джона Робинса, просмотр телевизора приносит сиюминутное удовольствие, на смену которому часто приходит сожаление о бесплодно потраченном времени.

 

Практическое задание

1. В течение 1-2 недель фиксируйте все, чем вы занимаетесь (проведите хронометраж).

2. Просмотрите записи хронометража, а затем обдумайте и запишите ответы на следующие вопросы:

a. Какое количество моих ежедневных дел связано с достижением моих целей?
b. Каковы мои «поглотители» времени?
c. Как я могу сократить потери времени от «поглотителей» и найти резервы времени?
d. Как с пользой для себя можно использовать найденные резервы времени? Какой эффект это даст?

***

Успехов!

 ***

С уважением,

Дудин Алексей
юрист и бизнес-консультант
www.adudin.ru